بصفتك مشغلا لنشاط الرحلات السياحية عبر الإنترنت ، من الضروري أن يكون لديك سياسة واضحة وموجزة لاسترداد الأموال والإلغاءات. يلغي العملاء لظروف غير متوقعة وتتعارض مع المتطلبات القانونية ، حتى مع إشعار قصير. قد تتسبب قيود السفر وإغلاق الحدود وتأخير الرحلات الجوية وتغيرات الطقس والظروف الشخصية في طلبات الإلغاء.
حقا ، سبب آخر للتوتر لصاحب عمل يعمل في صناعة السياحة.
يقدم دليلنا الشامل أفضل الممارسات حول كيفية إدارة عملية الإلغاء وطلب المبالغ المستردة لنشاطك السياحي عبر الإنترنت في صناعة السياحة. كما نشارك نصائح مفيدة حول كيفية منع عمليات الإلغاء في المقام الأول.
إن وجود سياسات وإجراءات إلغاء قوية في مكانها الصحيح سيمنح عملائك راحة البال ويجعلهم أكثر عرضة لحجز الجولات معك. كما أنه يساعد على حماية عملك من أي خسائر محتملة بسبب الحجوزات الملغاة.
ما هي سياسة الإلغاء الجيدة؟
سياسة الإلغاء واسترداد الأموال هي مجموعة من القواعد التي تملي متى وكيف يمكن للعملاء تعديل حجوزاتهم. يجب أن تكون شروط الإلغاء عادلة لكل من العميل والنشاط التجاري.
- يمنح العميل الوقت لتغيير حجوزاته دون تكبد غرامة ، مع حماية النشاط التجاري أيضا من عمليات الإلغاء في اللحظة الأخيرة.
- مذكور بوضوح أثناء عملية الحجز بحيث يكون العميل على دراية بما يمكن توقعه.
- متسقة بغض النظر عن سبب التحول ، وخلق ثقة المستهلك وتوفير تجربة رائعة.
إدارة سياسة إلغاء الجولة
يمكن أن تكون عمليات الإلغاء وإدارة استرداد الأموال مشكلات صعبة لشركة نشاط. من ناحية ، لا تريد أن تفوت إيرادات الشركة إذا ألغى العميل حجزه.
وبالتأكيد ، لا تريد أن تغضب العملاء المحتملين من خلال كونك جامدا للغاية في عملية الإلغاء وشروطه.
إذن كيف يمكنك تحقيق التوازن الصحيح؟
1. فحص سياسات الاسترداد والإلغاء الخاصة بك
عند إلغاء جولة، من المفيد أن يكون لديك إطار زمني يمنحك الوقت الكافي لتأمين حجز جديد. يمكنك ، أنت ، منظمي الرحلات السياحية ، توفير إلغاءات مجانية تصل إلى 24 ساعة أو 48 ساعة أو 72 ساعة بعد تاريخ المغادرة.
بدلا من ذلك، يمكنك تقديم إلغاء مجاني حتى 24 ساعة بعد الحجز، أو حتى 7 أيام قبل وقت المغادرة.
أيا كان الخيار الذي تختاره، تأكد من منح نفسك الوقت الكافي للعثور على حجز جديد. خلاف ذلك ، قد ينتهي بك الأمر إلى خسارة المال إذا كان عليك إلغاء اللحظة الأخيرة.
ما الذي ينبغي تضمينه؟
- كم من الوقت يجب السماح للعملاء بالإلغاء؟ هل يجب عليك فرض رسوم إلغاء أم لا؟
- كيف تتعامل مع إلغاءات العملاء؟ ما هي الطرق التي يمكنهم من خلالها التواصل معك؟ هل يجب عليك التعامل معها مع المكالمات الهاتفية اليدوية والبريد الإلكتروني أو يمكنك استخدام أدوات وخدمات الأتمتة بدلا من ذلك؟
- ماذا يحدث عندما يلغي العملاء حجوزاتهم؟ كيف سيكون ردك؟ هل يمكنك إنشاء استراتيجية تسويقية لملء التواريخ الفارغة؟
- أو ماذا لو ، يجب أن تكون الشخص الذي يجب أن يلغي؟ كيف يمكنك إعطاء إشعار؟
لماذا من المهم أن يكون لديك سياسة واضحة لاسترداد الأموال والإلغاء؟
تؤدي كيفية التعامل مع المبالغ المستردة والإلغاءات إلى إحداث تأثير كبير على انطباع عميلك.
إلى جانب ذلك ، فإن وجود سياسة بسيطة وواضحة ومتسقة يحميك من أي مسؤولية ويوفر لك الوقت والموارد في الظروف الصعبة.
أثناء إجراء الحجز ، يجب على العملاء الموافقة على السياسة للمضي قدما. إذا اضطر شخص ما إلى تعديل أو عكس رحلة محجوزة ، فسيساعدك ذلك على تغطية رسومك لعدم الحضور (أو عليك ذلك).
فيما يلي مثال على سياسة الانعكاس واسترداد الأموال الواضحة لمنظمي الرحلات السياحية: يرجى ملاحظة: لديك 7 أيام لإلغاء الحجز الخاص بك والحصول على كامل المبلغ من الأموال المدفوعة. إذا قمت بالإلغاء في غضون أسبوع وحتى 24 ساعة قبل تاريخ المغادرة، تحصيل مبلغ التأمين منك. إذا قمت بالإلغاء في غضون 24 ساعة أو لم تظهر، محاسبتك بنسبة 100٪ من السعر. إذا تم إلغاء الرحلة بسبب سوء الأحوال الجوية أو حدوث عطل ، فسنقوم برد حجزك.
تأكد من إبلاغ العملاء بالخطوات التي يجب عليهم اتخاذها لإلغاء الحجز. بما في ذلك تفاصيل الاتصال بهم، مثل أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني.
2. إدارة رسوم الإلغاء
سعر أعلى = مزيد من المرونة
يحدد المشغلون في صناعة الجولات السياحية والأنشطة ، كما هو الحال في صناعة الفنادق ، رسوما غير قابلة للاسترداد لجولات المجموعات الصغيرة والحجوزات الأرخص مع السماح باسترداد الأموال بالكامل في الرحلات الأكثر تكلفة. على سبيل المثال ، الرحلات مع تأمين السفر.
كلما ارتفع السعر ، زادت المرونة التي يقدمونها.
تقديم بدائل لاسترداد الأموال بالكامل
بدلا من السماح بالحجوزات الملغاة، لماذا لا تعرض إعادة الجدولة أو إعادة الحجز؟ بهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من عدم فشل الإيرادات والعملاء.
من ناحية أخرى ، يفرض بعض مزودي الأنشطة أيضا رسوما عادلة لإلغاء جولة محجوزة بدلا من إصدار استرداد كامل. يساعدك اختيار هذه الطريقة على استرداد وحماية تكاليف الوقت والموارد التي تنفقها على عملية الحجز.
احجز الآن، وادفع لاحقا
في حال كنت تقدم "احجز الآن ، ادفع لاحقا ، ولديك وديعة غير قابلة للاسترداد للجولة. يجب أن يكون هذا كافيا لتغطية تكلفة وقتك وجهدك.
3. مراجعة سياسات الإلغاء مع الأطراف الثالثة
تعمل معظم الشركات السياحية بشكل وثيق مع بائعي الجهات الخارجية ومع الشركات المحلية لخدمات تجربة الجولات السياحية الخاصة بهم. إذا قمت بذلك ، فتأكد من التواصل معهم بشكل جيد لتحديد الحلول التي يجب أن تعمل لكلا الطرفين.
العمل مع OTAs
تقدم معظم OTAs استردادا كاملا للإلغاءات التي تتم قبل 24 ساعة من الجولة. تأكد من توافق ذلك مع سياسات الإلغاء الخاصة بشركتك، كما هو موضح على موقعك على الويب. حتى تتمكن من الحفاظ على الاتساق عبر جميع قنوات المبيعات الخاصة بك.
العمل مع الموردين
راجع سياسة استرداد الأموال والإلغاءات التي لديك مع موردي الطرف 3rd.
على سبيل المثال ، من خلال العمل مع Stripe كبوابة دفع ، يتقاضى Stripe رسوم إلغاء ولكنه يعتمد إلى حد كبير على عقدك معهم.
الأمر نفسه بالنسبة لأنظمة الحجز الخاصة بك. سيظل البعض يفرض عليك رسوما عند رد أموال عميل.
هل يمكنك التواصل معهم وطلب المرونة؟
كلما كان اتصالك أفضل، كلما كان بإمكانك وضع سياسات الإلغاء الخاصة بك بشكل أكثر تحديدا، وكلما كان لديك المزيد من التحكم في حجوزاتك.
4. تقليل الإلغاءات والمبالغ المستردة
لديك ثلاث طرق ممكنة للتوصية بمنتجات وخدمات المسافرين لتجنب إبطال المعاملات:
- تغيير التذكرة إلى قسيمة (صالحة لمدة 1-2 سنوات)
- خصومات أو عروض
- تواريخ إعادة الجدولة
- نقل حجز
تتيح ميزة Magic Link في TicketingHub للضيوف إدارة حجوزاتهم واسترداد أموالهم وإلغاءاتهم والوصول إليها مع التوافر المباشر. يتوفر للضيوف خيار تغيير حجزهم إلى قسيمة أو إعادة جدولة وقت الاستلام أو النقل إلى شخص آخر قبل الإلغاء.
بهذه الطريقة ، تضمن كل رحلة ولا تفقد الحجوزات ، بينما تقلل من عمل المسؤول في الواجهة الخلفية.
5. التركيز على العملاء الحاليين
وجد أن الرحلات أو الأحداث منخفضة التكلفة غالبا ما يكون لها أكثر الحجوزات الملغاة. قد يقرر الضيوف بسهولة السماح لها بالذهاب لأنهم لم ينفقوا الكثير على الحجز.
لتوفير وتسليم الضيوف أفضل قيمة، تجنب خفض الأسعار الخاصة بك لجذب المزيد من الحجوزات. بدلا من ذلك ، اجعلها فرصة لخلق تجربة سفر استثنائية تتجاوز توقعاتهم.
ربما تفكر ، هل يمكنك الجمع بين الخدمات وتقديم تجربة فريدة من نوعها؟
أظهر لضيوفك لماذا يجب عليهم شراء جولتك على المنافسين في المنطقة. توفير خدمة استثنائية وقيمة تقلل من الإلغاءات. لذلك سوف يعودون ويقترحون خدماتك للآخرين.
الحل الأمثل للحجز من أجلك
هل تبحث عن حل مسؤول لإصدار التذاكر سريع وسهل الاستخدام ويوفر عمليات تكامل عالمية المستوى؟ لا تنظر إلى أبعد من برنامج TicketingHub. نجد حلولا مع برنامجنا. مع ذلك ، يمكنك إعداد حسابك بسرعة وسهولة ، دون أي رسوم شهرية أو رسوم الإعداد.
- تكامل بسيط وسريع.
- خدمة ودعم عملاء من الدرجة الأولى
- أدوات التشغيل الآلي (تقليل العمل الخلفي)
- القطعة حجز خفيفة الوزن
تمكين المعالجة السهلة لشروط الدفع وإجراء تغييرات على مسارات الرحلات أو أوقات الوصول / المغادرة. إدارة الجولات المصممة خصيصا والوكلاء والموظفين في مكان واحد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إخطار المسافرين مقدما وتنفيذ أسعار ديناميكية. فماذا تنتظرون؟ اشترك اليوم!
